あなたはメールとどのようにつきあってますか？

仕事からスパムまで、毎日少なからず届くメール。みなさんも毎日多くのメールを送受信されていることでしょう。これら多くのメールは、どのように処理されてますか？

ここでは私の行っている方法を書いてみたいと思います。メールサーバやクライアントの違い、メールや仕事の内容により、必ずしも当てはまらない場合が多いかと思いますが、もしも参考になれば嬉しいですね。

メールが来たら

基本方針は｢不要な情報は削除｣です。

関係のないメールはすぐに削除

多くの人に配布されたメールや｢参考までに｣といったメールの多くは、後になっても読まれることはないものものなので、すぐにゴミ箱へ行きます。ゴミ箱は一カ月見られることがなければ、本当に削除されます。

余計な飾りは消す

HTMLメールが普及したせいか、見栄えのよいメールが増えてきました。リンクだけならいいのですが、イメージごとメールに埋め込んであって、しかもそれがロゴであるとか、内容にはあまり関係のないものも少なくありません。画像がなくても、ほとんどは困らないので、たいていこのようなメールはテキスト形式に変換して保存します。これはディスク容量の節約だけでなく、後でみる時も見やすいです。

添付ファイル

メールの情報として必要なものはもちろん残しますが、サイトからダウンロード可能なものをわざわざ添付したり、あまり関係のない添付があることもあります。そのような場合はもちろん削除されます。

長いメールスレッドは最新のものだけ残す

メールソフトによっては、返信するときにメールへ追加する形で行う場合もあります。この場合、最後のメールには全ての情報が入っているので、途中のメールは削除します。これは後に検索する時も役立ちます。

アクションが必要なメール以外はInboxに残さない

何かしらのアクションが必要なメールはInboxに残し、それ以外やアクション済みのメールはすぐに他のメールフォルダへ移します。こうしないと、何に返事したのか分からなくなるので。：）

件名だけ書いて自分にメールし、ToDo代わりにすることも、よくやりますね。

メールを書く

話せば早いことはメールしない

なかなか私も出来ていないのですが、一番いいのはメールを書かないことですね（笑）

文字だけで意思を伝えるより、相手への印象もいいですよね。遠くの相手であっても、たまには電話しておきたいもの。ただ、メールと同じ内容を話すとか、会話が多すぎると、逆に印象を悪くしてしまうので、やっぱりバランスも大事でしょうか。

履歴を残したい時はメールする

話せば早いことでも、技術的な議論や、何かの結論を出す場合は、あえてメールにする場合があります。会議の議事録の代わりですね。

大筋は会議で、細かいことはメールが理想なのでしょうけど、ついついメールに頼りすぎてしまうことが多い私です。

メッセージングシステムとの付き合い方

インターネットと携帯の普及で、メールは仕事にもプライベートにも、以前に比べて飛躍的に使われるようになってきました。メイルアカウントも複数お持ちの方も多いことでしょう。さらにSNSやメッセンジャー、掲示板（Blogやコメントも！？）なども含めると、メッセージの読み書きはかなり増大しているのではないでしょうか。

たしかに便利な部分はあるメールですが、昔に比べて集中している時間は減ったような気がします。特にプログラミングはその感覚が大きいです。とはいえ、ちょっとしたことをメールですませたりも出来るわけで、必ずしもそのせいとは限りませんが。

やはり、これらメッセージングシステムとの上手な付き合い方を見につける必要があるのでしょう。不器用な私はあまりうまくいってないのですけど、上手に使えるよう努力し続けていきたいと思います。

あなたはメールとどのようにつきあってますか？